«Llegas a tu puesto de trabajo, abres como de costumbre tu correo, pero revisando tu bandeja de entrada encuentras un mensaje cuyo asunto es: ‘martes y miércoles de la próxima semana auditoría interna’.
Levantas la mirada y recorres la oficina en busca de la mirada de algún otro compañero. A la vez tienes miedo de preguntar directamente qué es una auditoría porque no quieres mostrar tu desconocimiento del tema. Por lo que evalúas las opciones:
- No preguntar y quedarte con la duda hasta el momento en que la auditoría comience
- Preguntarle a tu amigo de oficina
- Preguntarle a ChatGPT
Y antes de que si quiera puedas evaluar los pro y contra de cada opción te llaman a participar de una reunión para hablar sobre la auditoría, los nervios crecen junto a un dolor en el vientre como respuesta de tu colon irritable.»
Sin duda el escenario descrito más arriba no es algo alejado de la realidad de muchos, es por esto que en este artículo te vamos a ayudar con algunos conceptos y tips para que puedan enfrentar de mejor forma este proceso.
Una auditoría es un proceso en el cuál se evalúa la conformidad y eficacia de los sistemas de gestión según la norma que en tu empresa tengan implementada o en camino a implementar, entre las más comunes podemos mencionar ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, BRCGS, IFS, HACCP, entre otras. Cada una de ellas tiene un propósito específico.
¿Qué tipos de auditorías hay? Según lo que podemos encontrar en la ISO 19011 tenemos auditoría de primera parte o auditoría interna, auditoría de segunda o parte que es realizada por alguna parte interesada como un proveedor y auditoría de tercera parte que es la auditoría de certificación y/o acreditación.
¿Con qué frecuencia se realizan las auditorías? Esto dependerá del tipo de auditoría, por ejemplo en el caso de la auditoría de tercera parte dependerá lo que establezca la norma y de la duración de la certificación y en el caso de las auditorías internas dependerá de lo que la empresa establezca de acuerdo a su análisis de riesgo pudiendo establecer frecuencias diferentes para cada sección.
¿Quién realiza la auditoría? Un auditor o un equipo de auditores, que tienen el conocimiento necesario en la o las normas como para poder evaluar el cumplimiento del sistema y que además tienen autonomía del sistema a auditar. Esto significa que, por ejemplo, en el caso de la auditoría interna la persona que está a cargo o liderando el sistema de gestión o la sección a auditar no puede actuar como auditor.
¿Cuál es el objetivo de una auditoría? Buscar la conformidad del sistema. Son una herramienta clave en la mejora continua del sistema, que nos permite tener una visión del momento, permitiéndonos detectar las fortalezas y debilidades de nuestro sistema, entendiendo que las no conformidades encontradas son oportunidades de mejora.
Las auditorías suelen verse como una “molestia” y fuente de estrés y presión en muchas ocasiones. Esto porque se tiende a caer en el error de ver las no conformidades como “errores” asociados a personas, cuando en realidad me hablan de procesos.
Si tienes dudas o comentarios puedes contactarnos sin costo y te ayudaremos a resolver tus dudas. Tenemos soluciones adecuadas a cada problema y a cada presupuesto.
